1、項目背景
廣東昇輝電子控股有限公司（以下簡稱“廣東昇輝”）是專業從事設計、生產、施工一體化的智能電氣系統項目的多元化公司、年產值超十億；目前公司擁有員工430名，建立了深圳研發中心、順德公司總部和生產基地，重點發展智能工程，建設智能建筑與智能社區，通過長期的研發和自主創新，取得了具有自主知識產權的高新技術產品，以高端大氣的定位、震撼的客戶體驗界面、方便靈活的操作，為客戶量身定制周全、實用的界面和功效，實現城市、社區、家庭、人的和諧統一。
2、信息化目標
廣東昇輝信息化目標是建立覆蓋整個企業的“綜合項目管理信息系統（PM系統）”。要求能夠在項目的合同、計劃、設計、預算、成本、物資、質量安全、項目資料、售后服務等諸多方面實現信息化管理。以減少手工作業的工作量，提高工作效率。強化各運營管理部門及事業部領導對于各個項目的資源、范圍、時間、人員、成本、質量等方面的監控與指導，防范風險、降本增效。輔助事業部建立起一套規范化、標準化、適合于行業和企業特點的綜合項目管理體系，以提高公司項目管理水平，提高企業在系統集成項目領域的綜合競爭能力。
3、解決方案
建文工程管理系統以施工預算為龍頭，以合同為約束，以進度和資金為雙主線，以成本控制為目標，實現在限定的時間內，在限定的資源條件下，以盡可能快的速度、盡可能低的費用圓滿的完成項目任務，是企業提升項目管理水平，提高競爭力的得力助手。
3.1.項目綜合管理
建文工程管理軟件以統一、直觀、匯總的方式，將一個項目從商務階段一直到竣工、售后階段的各個環節貫穿起來，使管理人員可以及時掌握項目的進展情況、發現的問題，并對項目中的各關鍵節點、流程進行控制，實現進度、成本、質量、安全可控。
1．項目綜合信息管理：由系統自動將項目信息匯總到綜合的信息展示界面，集中展示。項目綜合信息管理中，主要體現項目的信息有：項目基本信息、項目BOM一覽表、整體項目進度計劃、各個月度施工計劃、人力資源配置情況、人員使用情況、人員變動情況、生產進度、設計進度、項目施工進度、售后維修記錄、中標交底、合同交底、開工交底、竣工交底、項目材料一覽表、單項目預算、成本匯總表等。
2．項目整體進程展示：以清晰、直觀的方式，將項目的整體進展情況展示出來。例如，通過甘特圖、魚骨圖等形式展現。數據來源于項目管理中的進度計劃、預算、成本、物資、采購、施工等業務環節，系統能夠自動進行數據提取、匯總與展現，盡量減少人工的數據二次加工工作。
3．項目綜合統計分析：對于項目主要經營指標的統計分析報表。項目收入、支出、利潤統計；項目計劃偏差率統計；項目成本偏差率、項目質量偏差等指標。
3.2.市場管理
市場管理模塊用于將客戶資源納入到統一的管理平臺上來，方便對客戶業務的跟蹤管理。
主要由廣東昇輝的銷售部門使用，管理業務人員可在系統中錄入從市場上獲取的項目信息、客戶信息、招標信息等；以及實現對項目投標、簽訂的項目合同進行細化管理。
主要功能：
1.市場管理：商機登記、商機評估、商機立項。
2.客戶信息管理：客戶企業的基本情況、聯系人信息、客戶項目狀態、項目基本信息庫。
3.投標管理：投標申請與審批、投標計劃、開標情況反饋、標書庫、招標文件庫、項目中標交底、歷史投標情況分析。
4.投標預算管理：投標預算模板、投標預算編制、投標預算審核；
3.3.合同中心
通過合同管理，實現對總承包合同、分包合同、設計委托合同、采購合同等，以及與各相關合作方簽訂的協議的信息化管理。
1．總承包合同管理：合同登記與評審、合同附件、合同交底、合同臺賬管理、合同歸檔管理、合同變更管理、合同預警監控、合同收款計劃管理、合同收款管理、合同賬款管理、合同統計查詢。
2．分包合同管理：合同登記管理、分包范圍與界面、合同評審管理、分包費用支付計劃、分包費用支付申請、分包費用支付申請、分包費用支付記錄、分包合同統計。
3．委托設計合同管理：用于登記、查詢、統計與第三方設計單位簽訂的委托設計合同。登記委托設計合同時，只能與狀態為“合格”的設計單位簽訂分包合同。
4．采購合同管理：依據采購計劃和采購任務，與供應商商洽，簽訂采購合同，錄入合同的基本信息、附件資料、合同的收付款情況等。
3.4.項目整體策劃管理
項目整體策劃管理用于在項目簽訂合同后，由經營計劃部、工程部等部門組織，對項目整體經營情況進行規劃，制定項目整體計劃、組織人力資源等工作。
1．項目排產申請單：銷售總公司可在系統中填報項目排產申請單，通知經營計劃部來制定項目整體計劃，組織項目相關部門與人員開展項目的準備工作。
2．項目整體計劃：工程部、項目經理等人員可依據項目情況在系統中編制進度計劃，并能查詢計劃情況及實際計劃進展情況。項目進度計劃可以展示：計劃進度、實際動態進度、預算費用動態耗用值。
3．項目施工計劃通知單：由經營計劃部向工程部、技術部、生產調試部、安全質量部等部門傳遞的項目施工計劃通知，接收到通知后，按照施工計劃時間安排進行相應工作。施工計劃通知單能夠發送到指定的部門，指定的崗位，并能夠反饋回發送者，哪些人已經收到，哪些人已經閱讀。
4．內部競標中標通知：項目合同中標后，事業部內部組織項目經理、施工經理、安全質量工程師、設計小組、預算經理、生產部經理、試運行經理等進行項目崗位任職競標，競標獲勝者，被公司任命為項目經理、安全質量工程師等職務，系統能夠實現 “內部競標中標通知書”在系統內填寫，并發送給相關人員，通知書具備掛載電子文檔附件的功能。
5．項目團隊管理：根據事業部對項目團隊的任命結果，實現項目團隊組織管理的功能，可在系統中定義項目組成員角色、人員權限等。
6．項目開工交底：開工交底情況，能夠反映到項目綜合信息管理里。項目開工交底由由項目經理填寫，使公司各部門了解到項目開工了，知會項目實際開工日期、施工許可證情況（有無）、安全許可證情況（有無）、人員到位情況、實際開工日期說明、履約管理重點及建議、其它概要說明等信息。開工交底的內容可以依據實際的要求定義多項。
3.5.項目設計管理
設計管理是對項目設計任務及設計過程進行管理。主要的設計工作成果有設計方案、技術說明、設計圖紙和BOM清單等。
1．設計任務管理：設計任務制定與跟蹤、設計任務監控與預警、任務查詢統計。
2．BOM模板管理：BOM模板管理、項目BOM編制、項目BOM變更管理、項目BOM版本對比。
3．設計成果提交：設計任務完成后，設計部門形成設備采購總目錄、施工圖，通過編制“設備總目錄提交單”，供采購部門按設備目錄進行設備采購工作。
4．設計資料歸檔：設計工作執行過程及執行結束后，產生的相關圖檔資料，系統可以將其自動歸檔到“檔案管理系統”中。有權限的用戶進入“檔案管理系統”后能夠進一步地對這些檔案資料進行使用和處理。
3.6.項目預算與成本管理
系統集成在項目投標時，以及項目正式簽訂后，都要編制項目預算。編制預算主要以業主方的要求和技術部給出的BOM做為依據。
1．預算項目定義：系統能夠事先定義在編制項目預算時所需要的預算項目，預算項目可以定義為多層級的樹狀結構。
2．項目預算模板：實現將各種類型項目的預算編制成若干個“預算模板”，在進行項目預算編制時，選擇相似的模板；預算模板可以用戶自定義，可以修改，可以制定多個不同版本；預算模板中能夠定義出預算項與會計科目之間的對應關系，實現財務口徑與業務預算口徑的統一，方便雙方對賬。
3．項目施工預算編制：在具體項目預算編制時，分專業對項目材料、設備、人工等方面編制項目預算。主要內容包括：預算項、會計科目、數量、金額等，編制預算時，能夠給編制人提供預算項的歷史價格、平均價格等，做為編制預算的參考值。
4．項目預算編制匯總查詢：系統能夠按會計科目、預算項對預算情況進行查詢。
5. 項目目標責任成本制定：目標責任成本是事業部對于項目部確定的項目施工中要達成的目標成本，項目經理和項目組能夠以責任成本的要求為基準，控制項目費用。
6．項目實際成本歸集：項目實際成本分為四個大類，即管理費用、稅金、勞務分包費用、材料設備采購費用，系統能夠實現對實際成本發生數據的提取與歸集。在項目實際成本的歸集數據上，允許財務人員標注哪些已經在財務上記賬了，記賬金額等，以方便財務與預算部門對賬。
7．項目三算對比分析：實現項目預算、責任成本、實際成本之間的二二對比，三算對比等，主要內容包括：項目預算成本與目標責任成本對比、目標責任成本與實際成本對比、預算成本與實際成本對比等。
3.7.物資管理
物資管理用于對項目物資的總體資源計劃，物資來源進行規劃；用于對公司物資的采購、物資發運、項目物資收發存等進行管理。同時，建文軟件將物資招標過程的管理納入管理信息系統中。
1．物資規劃決策管理：項目物資需求、自制產品生產通知單、外購物資設備通知單。
2．物資采購管理：物資采購招標管理、物資采購計劃、物資采購訂單管理、物質采購跟蹤管理、物資到貨申檢單。
3．物資發運管理：物資需求通知單、物資發運通知單。
4．項目物資管理：異地（工程現場）物資采購需求單、異地物資驗收及入庫、出庫、異地物資收、發、存統計、物資退庫管理。
3.8.生產管理
生產管理主要用于對公司自生產的產品進行管理，主要是對生產計劃、生產日報的管理。
1．生產計劃管理：用于對自制產品的生產制定主生產計劃；對生產計劃及執行狀態的跟蹤反饋。
2．生產周報：生產加工周報、生產加工進度查詢。
3．生產加工月報：各生產小組產品產量、材料成本（采購系統中）、人工、管理費用等成本情況、產品單價、收入、利潤情況、產品質量情況等。
3.9.項目執行過程管理
項目執行過程管理是對項目施工過程中的管理，主要是項目部的施工進度計劃管理等。
1．月施工計劃：月度施工計劃是按照項目總體計劃進行的月度分解，項目經理依據月度計來管理日常項目工作。系統要實現月施工計劃的編制、修改、審批、查詢等。
2．月施工計劃與完成情況：提供月度計劃與計劃完成情況的對比分析，能通過橫道圖的形式來反映項目計劃執行狀況。
3．項目日報：通過項目日報表，可以記錄項目的日常管理信息，包括材料機械進場、工程完成量、材料出庫量、人工情況、質量、安全等項目情況。項目日報中的信息可以自動匯總到項目的施工計劃中，自動生成項目計劃完成情況的統計查詢。
4．項目周報：周報與項目日報相似，記錄一周以來項目的工程完成量、人員進出場情況、項目質量安全、下周工作計劃情況、項目異常等。項目月報中的信息可以自動匯總到項目的施工計劃中，自動生成項目計劃完成情況的統計查詢。
5. 分包進退場登記：用于登記勞務分包隊伍人員的進、出場情況。
3.10.資金管理
資金管理用于管理事業部及公司的資金計劃，資金的使用，資金使用情況統計等，主要包括公司資金管理、項目資金管理。
1．公司資金管理：整體資金計劃、整體資金使用情況分析。
2．項目資金管理：項目資金使用計劃、項目費用使用申請、項目資金使用情況登記、項目資金使用統計。
3.11.質量與安全管理
質量安全管理主要對于項目上的質量與安全檢查、監督的管理。是項目管理的一個重要組成部分。本系統還應實現對于公司自有產品生產材料的檢驗、自產產品的檢驗管理。
1．項目質量與安全管理：質量安全工程師內部競標、質量計劃管理、質量安全總交底、項目危險源、環境因素識別與預防措施、安全三級教育監管、安全質量監控檢查記錄、聯系單、安全質量整改通知單、安全質量停工通知單、質量與安全問題反饋管理、項目質量安全檔案資料管理。
2．物資質量管理：檢驗項目設置、入庫檢驗單。
3．質量檔案管理：質量管理過程中產生的各種文檔資料，實現將其自動歸集到“檔案管理系統”里，便于資料的存檔、統計、查詢。
3.12.項目竣工管理
1．竣工驗收確認單：項目現場竣工驗收后，項目經理可在系統內填寫項目竣工驗收確認單，表示項目已經驗收確認，公司可進行項目催收回款、支付項目分包款等工作。
2．竣工交底：包括項目竣工事項交底，竣工后材料、工具物資的處理說明等。
3．竣工資料歸檔：項目部組織竣工驗收后，實現項目的各種資料將其歸集到“檔案管理系統”的相應項目資料里，進行統一資料存檔。
3.13.售后服務管理系統
售后服務管理系統主要根據用戶來電、來函，以及現場實施安裝工作人員的要求和所反映的問題的跟蹤服務。主要是對于項目售后過程中的維修服務的管理。
1．質量問題反饋：售后服務人員接收到客戶或企業內部的質量反饋意見后，查詢站點基礎信息（站點位置、配置、合同及驗收資料等），實現在系統中填寫質量信息反饋單，走審批流程提交售后服務部門質量管理人員進行反饋處理。
2．售后維修通知單：接收到客戶提出的維修要求后，信息能夠轉達到生產調試部，由售后服務人員填寫“售后維修通知單”，并經過公司審核后，進行現場售后維修服務工作。
3．售后維修報告登記：在維修人員完成售后維修服務工作后，將維修情況進行登記，并提交公司審批流程進行處理。相應的責任部門、責任人要填寫確認意見。主要內容包括：登記維修情況、維修費用、質量責任承擔人、維修費用收費金額、維修前后照片、附件等資料。
4．項目售后維修臺賬：實現項目維修信息綜合記錄查詢。
5．運維管理：系統能夠自動匯總記錄、分析各電站的運維數據，提供電站運維數據的登記表單，自動對電站運維情況進行統計。
6．售后維修工作量統計：實現對于維修人員、項目、站點等多個維度進行統計分析；對維修費用、維修次數等匯總統計等；
4、項目實施
廣東昇輝的系統實施主要分四個階段進行:
第一階段：前期工作階段，這一階段，建文軟件實施人員的主要工作是確定系統總體邊界、召開項目啟動會議，組建實施項目小組以及制定總體的實施工作計劃和項目溝通方式、頻率，同時還十分有必要了解項目的商務條件以及與商務人員溝通、明確主要商務條件的含義和界定標準。這一階段的交付工作成果是：系統邊界描述、實施組織人員職責描述及通訊錄、項目總體進度計劃及里程碑節點及其定義標準、主要商務條款的含義和標準的界定。
第二階段：需求調研階段，這一階段，建文軟件實施人員的主要工作是收集廣東昇輝管理數據、報表、規章制度、相關會議紀要，研究分析廣東昇輝材料設備管理模型。最終與廣東昇輝相關人員共同提出了系統、全面的解決方案。這一階段的交付工作成果是：需求調研范圍及時間安排、需求采集單、需求報告（客戶方報告）。
第三階段：系統開發階段，這一階段，建文軟件實施人員的主要工作是依據“需求報告”配置、測試系統；開發過程中需求的進一步明確或變更。這一階段的交付工作成果是：可供交付的系統、系統開發計劃、需求變更報告、其他軟件開發技術文檔。
在第四階段：系統上線實施、收尾階段，這一階段，建文軟件實施人員的主要工作是系統安裝、調試；編制系統操作手冊、實施手冊；系統上線實施方案；實施培訓（包括：業務培訓及系統操作培訓）；系統驗收、系統上線實施全程跟蹤指導。這一階段的交付工作成果是：系統操作手冊、系統實施手冊、系統上線實施方案（包括：系統編碼方案、權限設置方案等）、系統培訓講義、需求變更報告、系統驗收報告、項目總結報告。
5、應用效果
通過廣東昇輝和建文軟件雙方的共同努力，廣東昇輝在項目的信息化管理導入和應用上，取得了較好的效果。具體體現在以下幾個方面：
1.更加規范了項目管理過程、降低了項目生產成本、提高了項目運作效率
通過運用，系統實現了對項目成本、進度、質量、安全的有效控制和合同、資金、工程資料、竣工等的高效管理；使投資控制過程更加完善，項目規劃與設計更加科學，項目管理過程更加規范；使項目生產成本得到大幅降低，項目運作效率得到有效提高。
2.提高了信息的共享、實現了資源的合理分配
建文工程項目管理軟件系統的實施，為廣東昇輝總部、各事業部、項目部、海外項目機構提供一個項目開發和管理的平臺。提高了信息的共享程度。實現項目資源（人、財、物、時間等項目管理要素）的合理分配。
3.提高了溝通協調效率、減少了工作延誤
通過應用系統，工作效率比以前有了明顯的提高，公司總部與下屬各事業部，以及各事業部與下屬各項目部之間的數據交互直接通過系統進行，減少了溝通時間和環節，使業務信息溝通得更加及時、順暢。
4. 實現科學決策
對于企業決策層而言，通過運用信息系統，管理層、決策者能夠方便地收集和統計企業經營活動中的最新信息數據，實時掌控項目的生產管理情況，從而作出科學的決策。
優化人才結構、固化管理流程、明晰管理規范
運用系統實現科學的人力資源管理，構建科學的企業組織職能結構，固化企業管理流程，每個員工都通過系統進行工作，在工作中出現的問題都能夠做到有據可查，使各種管理規范更加明晰，并大大的增強了員工的責任意識，并使企業運營效率得到提高、管理流程得到優化，同時優勢蓄積企業人才資本。