1、項目背景
秦山核電站位于杭州灣畔，是中國第一座依靠自己的力量設計、建造和運營管理的30萬千瓦壓水堆核電站。是我國和平利用核能的光輝典范，同時也使我國成為繼美、英、法、前蘇聯、加拿大、瑞典之后世界上第七個能夠自行設計、建造核電站的國家。
秦山核電站在建設中，盡量利用國內技術和條件，同時引進了一些國內一時難以解決的關鍵設備和材料。設備按臺件統計，國產占95%，進口占5%；按資金統計，國產占70%，進口占30%。然而，如何保證所有國內和國外供貨設備、材料以及工程施工按照合同如期履約，如何強化合同管理和預概算管理，一切以合同為基礎，嚴格按預概算控制投資，滿足工程建設需要，是秦山核電各級領導、合約管理人員極為關注的問題。
秦山核電通過多方考察，最終決定采用建文軟件PM軟件系統的《合同管理系統》，其目標主要是實現全方位的合同管理功能，從與合同起草、合同簽訂、文本管理、結算安排、執行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統計分析的全方位管理，從而為業務決策提供有力的數據支持，降低因信息不全而造成的合同損失。
從秦山核電站各級領導和合約管理人員的實際需求出發，建文軟件派遣專人多次與秦山核電站合約管理部人員共同探討，共同制定出以建文軟件PM軟件系統的《合同管理系統》為框架符合秦山核電站合約管理需要的解決方案。
由于公司所有對外的經濟活動基本都是有合同作為經濟活動發生的唯一依據，且合同的法律效應對甲乙雙方順利完成商務合作提供必要依據，因此對合同的跟蹤管理為企業降低經營風險起到極為重要的作用。《合同管理系統》將合同按照不同的項目進行分解，及時了解合同和項目的進展狀況，及時跟蹤從而保證合約的履約，減少經營風險，提高公司信譽。
《合同管理系統》分為：項目立項管理、項目分配管理、合同分配管理、合同簽訂跟蹤、合同考核管理、合格供應商管理、合同信息庫、領導查詢八個模塊，對秦山核電站所有的合同進行全程的控制管理，提高合同的管理能力，降低經營風險。
2、解決方案
2.1.項目立項管理
根據計劃審批通過的項目，建立項目信息檔案，對項目的名稱、計劃編號、審批人、申請單位等立項信息進行統一的管理。作為項目分配和合同分配的唯一依據，為合同的跟蹤提供依據。
2.2.項目分配管理
根據立項信息，把項目分配到各科室，由各科室負責人對項目及合同的工作內容進一步分解下發。做到項目到崗、責任到崗,使每一個項目和子項目都有專門的負責人來負責，通過績效評估提高項目完成率。
2.3.合同分配管理
根據項目任務進行合同的任務分配，分配給項目管理人員進行合同詢價和合同簽訂。保證每一筆合同都與其所屬的項目對應起來，使項目達到合同約束條件時及時履約，提高合同履約率。
2.4.合同簽訂管理
經過合同商務負責人比價，根據供應商的資質等信息判斷選擇合格供應商，與其簽訂合同。通過比價、比質、比企業綜合能力，不僅為秦山核電站合同簽訂帶來直接的經濟收益，更是提高了企業的綜合管理能力，為企業合格供應商環境的建立打下了深厚的基礎。
2.5.合同信息管理
對合同摘要、合同文本的等合同基本信息得管理，同時關聯項目基本信息，以及合同概況的查詢和瀏覽，包括合同電子文本的共享和查看等管理。考慮到信息錄入可能存在大量重復錄入的因素，合同信息管理還支持調用合同信息范本簡單修改后生成一份新合同記錄。合同信息一旦錄入完畢后，即可把合同信息發放給有權限查閱此合同的相關人員，但相關人員對合同無法進行編輯。
合同信息的全面記錄和權限管理，保證合同信息的記錄除了紙質文件的保存以后更是有電子文件的存檔，既提高了合同文本的保存時間又為合同的查詢帶來了方便，大大減少了工作量。
2.6.合同跟蹤支付管理
系統對合同的執行過程進行管理，根據定制的合同控制條款，對于超出條款的自動提示預警。對供應商、承包商的各類合同條款進行控制、提醒，如：支付提醒、變更控制提醒等，采用手機短信等方式，及時提醒合同執行。從而提高了合同履約的效率，及時履約為公司商業信譽提供了保證，依據合同條款跟蹤支付減少了經營風險。
2.7.合同考核管理
供應商考核：根據合同執行情況對供應商進行標準考評，考評結果記入檔案庫。
內部工作考核：統計合同簽訂數量，記錄合同執行進度等信息，對商務合同負責人進行合同簽訂任務完成情況量化考核
通過合同考核提高了公司的經營管理能力，建立以秦山核電站為中心的、極具向心力的團體，提高了企業核心競爭力。
2.8.合同模版管理
提供對商務合同范本的分類管理，包括合同登記信息的范本管理和對磁盤文件的合同范本管理兩種方式。各類合同信息在錄入到系統中后均可以存為合同范本，合同范本可以作為新建合同的范例或副本，簡單修改后可生成新合同，借此提高管理效率。
2.9.供應商管理
對供應商基本信息的保存，往來交易記錄的管理，通過對供應商往來交易的記錄對供應商績效評估提供依據，為建立以秦山核電站為核心的健康的供應鏈體系提供支持。
2.10.工作管理
依據系統分配的權限對個人工作范圍進行設置，使每一個系統角色只能看到自己被分配的工作內容，提高員工工作效率。
2.11.綜合查詢
根據用戶統計報表的格式生成各類統計報表，同時支持按照項目、時間、類別等各種條件進行查詢和統計，方便領導查詢，為領導決策提供有效支持。合同管理員根據所分配權限查詢相關項目及合同信息。
2.12.領導查詢
通過系統查詢項目基本信息、項目簽訂合同情況、合同比價招標情況、合同支付執行情況、承包商資質、合同變更信息等。
3、實施成果
合同管理系統的成功實施，減少了秦山核電站經營風險，使企業的社會信譽有了更好的保證，提高了企業的核心競爭能力。其主要表現在以下幾點：
1.促進了秦山核電合同的管理責任與風險控制措施，對采購、承包、服務等多類型合同的變更、索賠過程進行跟蹤處理及審批控制。
2.對合同履行過程的計量、支付、結算、決算進行自動化處理，實現工程合同的全周期管理。
3.建立了嚴謹的合同管理體系及變更控制流程，明確管理責任。
4.通過合同趨勢分析與成本預算的比較，管理者可以實時把握項目合同執行動態。
5.自定義的合同審批流程與主要業務自動化處理極大地簡化合同管理工作，提高了工作效率。
6.為建立以秦山核電站為核心的產業群提供基礎。
秦山核電的合同管理系統，如今不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容，而是一種全過程、全方位、科學的管理，為秦山核電的管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。